高效沟通的关键因素

2021/8/21 management

沟通能力是一个非常重要的软技能,而高效沟通是优秀沟通能力的一个重要体现。今天就聊聊这个话题,抛砖引玉。

# 什么是高效沟通

沟通就是信息的传递,这个过程中需要解决两个问题,一是如何提高信息传递的速度,二是如何保证信息传递的完整性。而所谓高效沟通,其实就是很好地解决上面两个问题的沟通。

团队越大,高效沟通就越发重要。当团队还很小的时候,每个人都会独自承担很多事情,通常不就需要频繁地沟通,而且由于团队小,大家相互之间非常熟悉,沟通起来也都会比较顺畅。当团队逐渐变大以后,权限、分工变细,做任何一件事都很可能是多人协作,此时就被迫需要大量沟通,比如同步目标、方案、进度、风险等等,而且由于人多了大家相互不是非常了解,沟通起来就没有那么顺畅了,甚至可能会闹矛盾。

在工作中,高效沟通也会令人感到舒适。因此高效沟通还有助于改善团队氛围,间接提升团队绩效。

大部分沟通都不是高效的,这也是为什么团队大了,工作效率通常都会下降的原因。这是大公司相比于小公司最明显的弊端。

# 搞清楚对方想知道什么

回想以前上学的时候,每次开学最讨厌的活动就是校长讲话,啰啰嗦嗦一大堆,一个字儿都听不进去。为什么呢?因为他们说的那些东西我都不关心。同样地场景也发生在工作中,回想一下上次你参加一个讨论会的场景,会议是否高效吗?如果答案是否,那么我想大概率是因为会上讨论的不是你真正关心的东西吧。

我认为,高效沟通的关键,在于你提前想清楚对方想知道什么,然后依此来调整自己的输出内容。也就是所谓的“见人说人话,见鬼说鬼话”。这很有意思,即使是单纯的单向信息同步,明明是你在主动输出信息,但却要先搞清楚对方的想法。就好像你若想知道自己今天好不好看,最有效的办法是去问其他人。

如果你没有事先弄明白对方想知道什么,那么很有可能出现下面的两种结果:

  1. 你说的大部分东西对方已经知道,这种就属于无效的信息传递,信息传递速度很低,甚至可能影响到信息的完整性。因为这种情况下对方很容易走神,从而错过一些关键信息。
  2. 你说的大部分东西对方很难理解,这种就属于缺少上下文信息,信息密度太高,对方跟不上,从而极易产生信息理解偏差,信息不完整,甚至也会降低信息传递的速度。因为这种情况下,对方不得不反复询问,花费更多精力在沟通上面。

翻译成前端工程师可以理解的场景是这样:

  1. 后端接口返回的数据大部分都没用,真正是我想要的就只有一个字段。
  2. 后端接口返回的数据格式晦涩难懂,只有非常熟悉业务流程的同学才能看懂。

拿技术分享举例子,衡量一个技术分享成功与否最简单的办法就是看现场听众的反应。如果大家都仔细认真地在听,甚至有人举手提问,那这场分享无疑是非常成功的,反之如果下面的听众昏昏欲睡,甚至很多人都在玩手机敲代码干自己的事情,那这样的分享就是非常失败的。

怎么做呢?你应该思考一下听众的技术水平怎么样,接受能力怎么样,喜欢或者关注的点是什么,然后再去有针对性地调整分享的内容,尽可能让大多数听众都能力轻松地理解你想要表达的观点,同时尽量删减那些大家都知道的东西。因为一次好的技术分享,本质上就是一次好的沟通,高效的沟通绝对没有错。

# 子非鱼

子非鱼,安知鱼之乐也

古人都知道,你又不是他,你怎么知道他是怎么想的,搞清楚对方想知道什么,其实是挺难的事儿。

而且更难的是,有时候连对方自己也不知道自己想知道什么。

甚至这还不是最糟的,最糟的情况是有时候对方以为自己想知道 A,实际上他应该要知道 B。

记得以前团队里有个同学,思维挺活跃,但是有个特别大的缺点,就是容易想当然,考虑得不够充分。有一次任务排期讨论,他觉得自己都想清楚了就差开干了,因此在沟通的时候他一直在关注任务的资源情况。可实际上他规划的技术方案是有问题的,没有考虑到所有的业务场景,如果直接开始干了,后果可想而知。这个例子就属于最糟的情况。

# 怎么做呢

这里有一些经验,抛砖引玉:

  1. 多交流,增进彼此的了解。平时多聊聊天,多与大家互动,别闷着头只关注在自己身上。你跟大家熟悉了,就更容易想清楚他们想要知道什么。比如前面的那个最糟糕的例子,因为我们了解这个同学的缺点,提前预知到了风险,才能在沟通中暴露出问题。

  2. 思考一下目的。任何沟通都带着目的,沟通以及后续的动作都是手段。有时候大家都局限在了要讨论的事情上面,但如果此时回溯一下沟通的目的,也许能够提供更多视角。比如 leader 找你 1on1(一对一聊天)问你最近工作状态怎么样,你就不应该说自己最近在做啥进度怎么样,因为 leader 其实是想从你这里获取一些他观察不到的信息然后给你提供帮助,而你说的那些东西他可能都知道了。

  3. 多观察他人的反应。就像前面提到的技术分享一样,如果对方表现得很不耐烦,说明你太啰嗦,如果对方表现得很懵逼,说明你不够接地气。不过这个办法在某些场景下会失效,比如你是对方的上级,或者对方本身是一个特别有耐心的人,所以尽可能观察更多人吧。

  4. 有意识地去练习。道理很简单,关键是靠练习,直到形成习惯为止。搞一次技术分享、准备组织一场会议、给 leader 汇报进展、甚至是跟对象视频聊天,这些都是很好的练习机会。其实任何需要信息传播的形式都算是沟通,不一定非得是当面的,比如发邮件写文档其实也算,也是练习的机会。

# 后记

高效沟通的关键因素是:搞清楚对方想知道什么,然后针对性的调整输出内容。

团队越大,高效沟通就越重要。

多交流、思考目的、观察反应、有意识地练习。

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